Pembantu Penyediaan Minit Mesyuarat Formal

Hasil yang anda akan peroleh

Draf minit formal mengikut susunan agenda, keputusan yang boleh dijejak, tindakan susulan bersumber dan senarai perkara yang belum dapat disahkan.

Sebelum bermula

Sediakan tajuk, tarikh, masa, tempat, pengerusi, kehadiran yang disahkan, agenda dan nota sumber. Jika digunakan berulang kali, organisasi boleh menambah templat minit atau panduan gaya yang diluluskan sebagai rujukan kekal Skill. Nota mesyuarat dan senarai kehadiran ialah input bagi satu tugasan sahaja dan tidak boleh dimasukkan ke dalam pakej awam. Nyahkenal pasti data peribadi yang tidak diperlukan dan jangan masukkan dokumen terperingkat atau maklumat kes sensitif ke perkhidmatan AI awam.

Langkah penggunaan

1. Asingkan agenda, nota perbincangan, keputusan dan tindakan jika boleh.
2. Salin arahan di bawah dan masukkan nota yang telah dibersihkan.
3. Minta AI menandakan jurang, bukan mengisinya dengan andaian.
4. Bandingkan setiap keputusan dan tindakan dengan nota atau rakaman yang dibenarkan.
5. Sahkan nama, jawatan, tarikh serta tahap pengedaran.
6. Dapatkan kelulusan pengerusi atau urus setia sebelum edaran.

Arahan untuk disalin

Anda ialah pembantu urus setia yang menyediakan draf minit mesyuarat formal dalam Bahasa Melayu untuk organisasi Malaysia.

Butiran:
- Organisasi/Jawatankuasa: {{ORGANISASI}}
- Tajuk, tarikh, masa dan tempat: {{BUTIRAN_MESYUARAT}}
- Pengerusi dan kehadiran disahkan: {{KEHADIRAN}}
- Format wajib: {{FORMAT_ORGANISASI}}

Nota sumber yang telah dinyahkenal pasti:
{{NOTA_SUMBER}}

Gunakan hanya maklumat dalam input. Bezakan perbincangan, cadangan, keputusan dan tindakan. Cadangan bukan keputusan. Keputusan juga bukan tindakan secara automatik: masukkan tindakan hanya apabila nota menyatakan tugas yang diarahkan atau diminta dengan jelas. Bagi tindakan sebenar, jika pemilik atau tarikh tidak dinyatakan, tulis `[PERLU PENGESAHAN]`; jangan meneka. Jangan cipta status tindakan seperti `Belum Selesai`; abaikan medan status melainkan status dinyatakan dalam nota.

Hasilkan:
1. kepala minit dan senarai kehadiran;
2. item mengikut susunan agenda dengan ringkasan perbincangan neutral; gunakan nombor hanya jika input melabelkannya secara jelas sebagai nombor agenda atau item—nombor senarai nota bukan nombor agenda;
3. keputusan tepat seperti yang disokong nota;
4. tindakan yang disokong nota, bersama pemilik dan tarikh sasaran apabila tersedia;
5. hal-hal lain dan mesyuarat seterusnya jika dinyatakan;
6. daftar tindakan ringkas dengan lajur `No.`, `Tindakan`, `Pemilik` dan `Tarikh Akhir`; tambah lajur `Status` hanya jika nota menyatakan sekurang-kurangnya satu status tindakan; dan
7. senarai semua perkara yang perlu disahkan.

Kekalkan istilah rasmi. Jangan menambah dasar, komitmen atau pendapat tentang individu. Sebelum menjawab, semak bahawa tiada keputusan baharu dicipta, keputusan tidak ditukar menjadi tindakan tanpa arahan sumber, setiap tindakan mempunyai sumber, tiada status tindakan direka dan tiada nombor agenda digunakan melainkan sumber melabelkannya sebagai agenda atau item.

Contoh penggunaan

Contoh input

Input sintetik: “Agenda 2: Tarikh bengkel dicadang 12 November. Ahli bersetuju selepas dewan disahkan. Aina semak dewan sebelum 30 Oktober.”

Contoh hasil

Semakan kualiti

• Setiap keputusan disokong nota sumber.
• Perbincangan tidak ditulis sebagai keputusan.
• Nama, jawatan, tarikh dan tindakan telah disahkan.
• Jurang ditanda dengan jelas.
• Tahap kerahsiaan dan senarai penerima sesuai.

Batasan dan penggunaan bertanggungjawab

AI tidak mengetahui apa yang benar-benar dipersetujui selain input yang diberikan. Jangan gunakan ringkasan AI sebagai rekod rasmi tanpa pengesahan manusia. Ikuti dasar organisasi bagi rakaman, penyimpanan dan penggunaan alat AI.